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UPDATE: Onlinemeetings am Beispiel von Zoom datenschutzkonform einsetzen

Onlinemeetings

UPDATE:

Zoom“ hat den Ablauf zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrag am 07.04.2020 geändert. Die Links und Hinweise in dem ursprünglichen Beitrag sind daher nicht mehr „aktiv“ bzw. nicht mehr aktuell. Die veralteten Passagen habe ich daher gelöscht.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit „Zoom“ wird jetzt automatisch bei der Registrierung eines „Zoom“-Accounts geschlossen. Rechtlich erfolgt das so, dass durch ein Akzeptieren der Nutzungsbedingungen von „Zoom“ automatisch alle unter www.zoom.us/legal verlinkten Dokumente in das Vertragsverhältnis einbezogen werden. Dies ergibt sich aus Ziff. der 19 der Nutzungsbedingungen:

19. PRIVACY AND OTHER POLICIES. Use of the Services is also subject to Zoom’s Privacy Policy, a link to which is located at the footer on Zoom’s website. The Privacy Policy, and all policies noticed at www.zoom.us/legal are incorporated into this Agreement by this reference.

Unter der genannten Internetadresse ist dann u.a. auch der Auftragsverarbeitungsvertrag „Global DPA“ von „Zoom“ aufgeführt, der somit dann in das Vertragsverhältnis einbezogen und nach Ansicht von „Zoom“ so wirksam abgeschlossen wird.


Da viele Personen jetzt bedingt durch das Home-Office auf den Einsatz von „Online-Meeting-Tools“ angewiesen sind und sich zeigt, dass einige Anbieter bzgl. der Kapazität an ihre Grenzen kommen, werde ich sehr häufig zur „Datenschutzkonformität“ von zoom, etc. gefragt.

Im Moment kenne ich leider keine funktionale deutsche Lösung für Online-Meetings, die ohne größeren Aufwand zu handeln ist. 
Es bleiben also zunächst die üblichen Verdächtigen wie Zoom, GotoMeeting, WebEx, Google Hangous, Microsofteams,…

Ich kann jeden verstehen, der z.B. „zoom“ nicht nutzen möchte, weil es ein US-Dienst oder weil „zoom“ wegen des IT-Sicherheits-Vorfalls im letzten Jahr sein Vertrauen verspielt hat.Das ändert aber nichts an der Tatsache, das „zoom“ derzeit datenschutzkonform durch deutsche Unternehmen und öffentliche Stellen eingesetzt werden kann. 

Um Unternehmen und öffentliche Stellen bei einem datenschutzkonformen Einsatz zu unterstützen, gilt es zwei Dinge zu beachten:

1. Bitte einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Anbieten schliessen.

2. In der Einladung zu einem Meeting per E-Mail den folgenden Hinweis aufnehmen (wenn Sie statt Zoom ein anderes Tool verwenden bitte entsprechend ändern): 
„Zur Durchführung des Online-Meetings verwenden wir „zoom“. Hinweise zur Datenverarbeitung finden Sie insoweit unter [Link einfügen].“

Der Link sollte dann zu den Datenschutzhinweisen auf der Webseite führen. Entweder in der Datenschutzerklärung direkt oder aber über einen Deep-Link auf der Webseite.Der Text in der Datenschutzerklärung könnte so aussehen: 

„Webinare & Onlinemeeting: 
Ich biete auch Webinare und Onlinemeetings an. Hier benötige ich eine Technik, mit der die Webinare und Onlinemeetings durchgeführt werden. 
Aktuell verwende ich „zoom“, ein Dienst des US-Anbieters Zoom Video Communications, Inc.
Weitere Informationen zu meinem Einsatz von „zoom“ findest du hier

Der Text in der Datenschutzerklärung könnte so aussehen: 

„Webinare & Onlinemeeting
Ich biete auf dieser Website auch Webinare und Onlinemeetings an. Hier benötige ich eine Technologie, mit der die Webinare und Onlinemeetings durchgeführt werden.

 Aktuell verwende ich zoom, ein Dienst des US-Anbieters Zoom Video Communications, Inc..Weitere Informationen zu meinem Einsatz von „zoom“ findest du hier.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten via „zoom“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Ich erbringe mit „zoom“ meine vertraglichen Leistungen, insbesondere für meine Datenschutz-Kunde. Dies beinhaltet neben der Durchführung von Webinaren und Onlinemeetings auch die Nachbereitung von Teilnahmedaten für die Erstellung von Dolumentatione (z.B. Onlineschulungen Mitarbeiter).

Das angemessene Datenschutzniveau bei der Zoom Video Communications, Inc. ist durch folgende Maßnahmen garantiert:

  • Die Zoom Video Communications, Inc. ist unter dem Privacy Shield zertifiziert (Eintrag hier).
  • Ich habe mit der Zoom Video Communications, Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung. Wie immer unter:
mail: help@macandyou.de
telefon: +49 (0) 2234-2026226

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