Zuletzt aktualisiert am 2. Mai 2019
eMail-Archivierung wird in vielen Unternehmen nicht oder nur unzulänglich durchgeführt – jeder Unternehmer ist jedoch dazu verpflichtet.
Die Unterscheidung zwischen einer Archivierung und einem Backup von eMails bereitet manchmal Probleme.
Die rechtlichen Grundlagen einer eMail-Archivierung
Die Grundsätze für die eMail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).
Unterschied zwischen Archivierung und Backup
Das Daten-Backup ist eine zusätzliche Speicherung von Daten. Das Backup dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten. Für Backup-Bänder gibt es keine festen Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist, dass das Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wieder herstellen kann – auch im Hinblick auf die Umsetzung der DSGVO. Zum Thema Back-Up habe ich vor einiger Zeit schon einen kleinen Artikel geschrieben – Ihr findet ihn hier.
Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Der Zweck ist nicht die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente.
Auch hier greift zusätzlich die DSGVO, da ein Unternehmen jederzeit auf Anfrage eines sogenannten Betroffenen Auskunft über seine gespeicherten Daten geben muss.
Wann müsst Ihr eine eMail archivieren?
Hat eine eMail die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs, ist sie entsprechend der GoBD aufbewahrungspflichtig. Soweit eine eMail als reines Transportmittel für einen Anhang – beispielsweise Rechnung – dient und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet, genügt es, wenn nur die Rechnung im Originalformat aufbewahrt wird und nicht die eMail selbst. Achtung: In solch einem Fall reicht ein Ausdrucken der Rechnung nicht aus.
Ergeben sich aus der eMail ergänzende Informationen zu der Rechnung, ist auch diese zu archivieren. Dabei müssen Eure eMails mit steuerlicher Relevanz getrennt von den nicht steuerrelevanten oder privaten eMails aufbewahrt werden. Ihr tut euch selbst einen Gefallen private Mails nicht über euren geschäftlichen Account zu senden.
Worauf müsst Ihr bei der Archivierung achten?
Weitere Vorgabe der GoBD ist die eMails unverändert zu archiviere. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht! Es reicht ebenfalls nicht aus, wenn Ihr geschäftliche eMail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt (z.B. als PST-Datei).
Vielmehr solltet Ihr Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme einsetzen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert wird. Auch sollte Euer System protokollieren, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde.
Umsetzung
Ich arbeite hier mit dem Unternehmen MailStore zusammen, deren Lösungen umfassende Möglichkeiten zur Archivierung bietet.
Für Apple-User gibt es bis jetzt von MailStore noch keine Lösung, da die Software auf Windows basiert. Ich habe jedoch eine Möglichkeit gefunden, dass ganze in einer Virtualisierungsumgebung auf meinem NAS-System umzusetzen.
Wir können euch anbieten, dass wir das auf eurem NAS umsetzen oder ich archiviere für euch eure eMails bei mir.
Wenn Ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt helfen wir gerne weiter:
mac + you | Markus van der Bijl
Mail: help (@) macandyou.de
Fon: +49 0) 2234 2026226
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