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Digitalisierung von Dokumenten mit dem Fujitsu iX500

Wenn Ihr papierreduziert Arbeiten und einen ersten Schritt in die Digitalisierung machen wollt  kommt Ihr an einem Dokumentscanner nicht vorbei.

Ich habe mich seinerzeit zur Umsetzung  für einen Scanner von Fujitsu entschieden – den Fujitsu Scanscnap iX500. Kompakt, wlan-fähig, schnell und noch bezahlbar war er der Startschuss für meine Digitalisierung. Der Scanner wird mit viel Software für MAC und PC geliefert. Auspacken, Software installieren und Einstecken. Wirklich ein kinderleichtes Setup für den Start. Natürlich müsst Ihr ein wenig Zeit investieren, wenn Ihr eigene Workflows aufbauen wollt. Was mich besonders begeistert ist die OCR-Funktion. Diese ermöglicht euch komplett durchsuchbare PDF-Dokument zu erstellen und auch noch mit speziellen Schlagworten zu versehen – vollautomatisch!.

Bei mir fliegen die Dokumente und Rechnungen, die sich über die Woche ansammeln, in meine Ablage. Freitag nachmittag nehme ich dann die Tankbelege, Rechnungen, etc. und füttere meinen iX500. Die PDF-Dokumente landen dann in meinem Scan-Folder und werden dann von mir weitersortiert.

Im Moment probiere ich noch mit dem Program Hazel von Noodlesoft die Möglichkeit der automatischen Umbenennung von Dokumentnamen. Mehr dazu in Kürze. Nur soviel: durch das Kennzeichen von Schlagworten mit einem grünen Textmarker (z.b. Rechnung und Datum) schreibt Hazel das Dokument automatisch in das Format aktuellesDatum-Rechnung-Lieferant um, z.B. 2018-05-10-Rechung-AXA.pdf)um.

Hier noch ein Link zu einem Dokumentenscanner-Test https://dokumentenscannertest.de

Tipp:

Es gibt immer wieder Cash-Back-Aktion von Fujitsu, die den Preis nochmal deutlich reduzieren. Kaufen könnt Ihr Ihn unter anderem auch hier Fujitsu PA03656-B301 Scanner „IX500ScanSnap Ix500“ Farbe

 

Veröffentlicht in Digitales Büro

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